Customizing und Feinschliff
Wenn das Grundsystem steht, folgt der vorletzte Schritt: Das Customizing und der Feinschliff. Dabei wird die ERP-Anwendung detailliert an das Unternehmen angepasst. Für das Customizing sind kaum Programmierkenntnisse nötig, aber viel ERP-Erfahrung und Prozessverständnis. Nur wer die Prozesse versteht, kann sie so konfigurieren, dass sie effizient funktionieren. An dieser Stelle zahlt es sich aus, wenn Key-User früh definiert wurden. Diese Mitarbeiter des Projektteams werden von Anfang an in den Aufbau und die Konfiguration des Systems involviert und können sich in den persönlich relevanten Bereichen einbringen und bereits Erfahrungen mit dem System sammeln. In dieser Phase spielt der agile Teil des Wasserfalls seine Trümpfe aus. Denn manche vorher nicht erkennbare Themen bei Prozessen und Funktionen fallen erst bei der Umsetzung auf und können nun innerhalb der Einzelphase sofort und meist mit wenig Aufwand umgesetzt werden. Doch die Projektverantwortlichen sollten aufpassen, nicht jeden Wunsch und jede Funktion realisieren zu wollen. Die Flexibilität eines Baukastensystems und der agilen Methode weckt in der Praxis oft Begehrlichkeiten nach immer mehr Detallierung. Eine Orientierung an den zuvor definierten Projektleitplanken hilft, in der Spur zu bleiben. Abhängig von der Größe eines Unternehmens sowie den Prozessen, Anforderungen und der Datenreinheit dauert die Realisierung eines ERP-Projekts mit Low-Code drei bis 18 Monate.
Gutes Change Management nötig
Im letzten Schritt erfolgt die allgemeine Vorstellung und Einführung des neuen Systems. Als Herzstück eines Unternehmens muss das ERP-System von den Nutzern akzeptiert werden. Auch deshalb sollten einige Mitarbeiter als Key-User am Entwicklungsprozess beteiligt sein. Das neue System ist dann sozusagen ihr Baby, was die Akzeptanz auf Seiten dieser Anwender drastisch erhöht. Diese Begeisterung sollen die Key-User in ihre Abteilungen übertragen. Bei einem ERP-System auf Basis etwa der Gebra-Suite verspricht der Systemanbieter einen geringen Schulungsbedarf. Denn im Unternehmen bereits bekannte Begriffe bei der Benennung der Buttons und Menüs werden in den vorherigen Schritten übernommen. Selbst die eigenständige Anpassung des Systems durch eigene Mitarbeiter ist über Low-Code mit Drag&Drop-Funktionen schnell erlernt.
Tipps für die Auswahl:
1. Unternehmen sollten sich nicht von Namen oder Image der Anbieter beeinflussen lassen, sondern das System genau anschauen. Sie sollten im Workshop Funktionen, Onboarding und Kosten genau abklopfen.
2. ERP-Kompetenz ist wichtiger als Software-Kompetenz. Wie viel davon bringt der Anbieter tatsächlich ins Projekt ein?
3. Das System muss offen sein für die Kommunikation mit anderen Systemen. Die vorhandenen oder möglichen Schnittstellen und die Komplexität der Anbindung sind genau zu prüfen. Eine REST-API sollte heutzutage verfügbar sein. Abschottung gegenüber anderen Systemen ist ein No-Go.
4. Erfüllt das System alle relevanten Compliance-Anforderungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit?
5. Das ERP-System sollte langfristig den Anforderungen entsprechen. Bei einem auf Low-Code basierenden System sind Anpassungen meistens ohne viel Programmierung und zügig umsetzbar. Wenn sich ein Unternehmen stark verändert, können modulare und flexible ERP-Systeme ihren Vorteil ausspielen.
6. ERP-Software sollte benutzerfreundlich sein. Lässt sie sich an die Anforderungen etwa beim Unternehmens-Wording, bei der Benennung der Buttons und Menüs anpassen? Das erhöht den Bedienkomfort, erhöht meist die Akzeptanz bei den Nutzern und reduziert Schulungskosten.
