Im ersten Schritt müssen sich Firmen sich über den Bedarf eines neuen ERP-Systems bewusst werden. Ohne klares Statement für eine Implementierung dürfte das Projekt von Anfang an schlingern. Sind Firmen entschieden, müssen sie sich über Zeitaufwand, Personal und Geld Gedanken machen und genügend davon bereitstellen. Auch mit Low-Code ist ein ERP-System nicht in einer Woche realisiert. Jetzt sollten sich die Unternehmen überlegen, ob sie lieber den klassischen Weg oder einen neuen wählen wollen. Der klassische Weg sieht so aus, sich etablierte Branchensoftware anzuschauen und Angebote einzuholen. Low-Code-basierte Systeme sind als Alternative zu dem klassischen Weg zu verstehen. Viele neue ERP-Systeme können in der Cloud betrieben werden, die meisten auch oder nur On-Premise. Bevor die Einführung beginnt, sollten realistische und messbare Ziele festgelegt werden. Wenn alle Beteiligten verstehen, was mit der Implementierung erreicht werden soll, steigen die Erfolgschancen des Projekts. Eckpunkte, Meilensteine und Erwartungen an die neue Software sind zu dokumentieren. In der Regel entsteht hier das Lastenheft.
Key-User und Verantwortungsbereiche
Bevor die Gespräche mit einzelnen Systemanbietern beginnen, sollten Personengruppen im eigenen Unternehmen definiert sein. Zum einen sind das die sogenannten Key-User, mit denen das Projekt auf Seite der Anwenderfirma umgesetzt wird. Diese sollten nicht nur aus der IT-Abteilung kommen, sondern aus verschiedenen Abteilungen. So wird das neue System meist besser akzeptiert. Zum anderen legen Projektmanager die verantwortlichen Personen und die Entscheidungsträger fest. Ein Lenkungskreis aus Projektleitern, Abteilungsleitern und Geschäftsführung hat sich vielfach bewährt. Diese Personen sind dafür da, den Blick auf das ganze Projekt zu haben.
Der Auswahlprozess
Jetzt startet meistens die Evaluierungsphase. Je nachdem, ob Firmen sich für ein klassisches oder ein Low-Code-basiertes System entschieden haben, trennt sich hier der Auswahlprozess. Es gibt viele Anbieter von Standardsoftware für ERP, auf spezifische Branchen zugeschnittene Systeme schon viel weniger. ERP-Software auf Basis von Low-Code-Entwicklung ist – Stand heute – noch recht selten. Wenn Firmen unsicher sind, welchen Weg sie gehen wollen, können sie Vertreter beider Varianten zum Gespräch einladen, um sich ein besseres Bild zu verschaffen. Der Anbieter der Wahl sollte qualitativ hochwertige Software im Gepäck haben und die nötige Erfahrung, um die Implementierung des Systems erfolgreich zu unterstützen. Eine ERP-Einführung oder Umstellung ist ein Projekt, das enge Zusammenarbeit zwischen dem Hersteller und seinem Integrator erfordert, auch nach dem Go-Live. Vertrauen ist eine Voraussetzung.
Workshops und Prozessbilder
Nach dieser Phase kommen in der Regel nur noch eine Handvoll Systemlieferanten in Frage. Diese sollten nun im Rahmen eines Workshops beim Anwender ihr ERP- und Projekt-Knowhow beweisen. Dabei wird oft eine detaillierte Bestandsaufnahme erstellt, die Prozesse aufgedeckt, die aktuelle Situation definiert und das mögliche künftige ERP-System skizziert. Je nach Anbieter können Unternehmen einen Proof für den Testprozess anfragen. Das erstellte Lastenheft hilft an dieser Stelle zu erkennen, wie gut definierte Anforderungen, Meilensteine und Erwartungen zum Anbieter passen. Als Ergebnis eines solchen Workshops, der je nach Größe des Unternehmens und Zahl der Prozesse durchaus zwei bis zehn Tage dauern kann, erstellen Anwender und Anbieter gemeinsam ein Sollkonzept, das im Projekt als Leitplanke dienen wird. Der Softwarelieferant sieht jetzt konkret, welcher Bedarf vorhanden ist, welche Prozesse neu gestaltet oder umgebaut werden müssen und welche unangetastet bleiben. Am Ende dieser Phase sollten Unternehmen ein konkretes Angebot in den Händen halten.
Der Vertragsabschluss
Liegen alle erforderlichen Informationen inklusive eines Angebots vor, kennen die Auftraggeber die Anbieter und deren ERP-Systeme sowie Methoden in der Regel schon sehr gut. Auf dieser Basis fällen Firmen die Entscheidung, wer den Zuschlag erhält. An dieser Stelle geht der Autor davon aus, dass ein ERP-System auf Basis von Low-Code eingeführt werden soll. Die folgend skizzierte Projektumsetzung weicht daher von einer typischen Implementierung ab.
Wasserfall vs. agile Methoden
Die klassische Softwareentwicklung folgt dem Wasserfall-Prinzip. Bei der Wasserfall-Methodik wird ein konkreter, langfristiger Plan mit einzelnen, festgelegten Sequenzen erstellt. Dazu wird ein Projekt in Stufen unterteilt. Erst wenn eine Stufe abgeschlossen ist, folgt die nächste. Dabei wird zu Anfang ein Konzept für die neue ERP-Software geschaffen und bereits festgelegt, wie sie am Ende aussehen soll. Das Modell bringt eine hohe Planungssicherheit mit sich, hat aber einen gravierenden Nachteil: Da der geplante Ablauf fest eingehalten wird, zeigen sich Fehler in der Umsetzung erst gehäuft am Ende des Projektes. Fehler so spät zu korrigieren ist zeitintensiver und teurer als in früheren Projektphasen. Als Alternative wird oft die agile Methode angewendet. Im Unterschied zum Wasserfall-Projekt, bei dem von vorneherein das Ergebnis feststeht, werden bei einem agilen Projekt die Teilergebnisse in jedem Sprint neu festgelegt. Das Gesamtergebnis kann sich über die Zeit verändern. Jeder Softwareteil wird direkt nach der Fertigstellung in Betrieb genommen. Die agile Methode bedeutet weniger Planbarkeit und Kontrolle. Deshalb verbinden heutzutage einige Anbieter die beiden Modelle miteinander. Sie ergänzen das planbarere Wasserfall-Modell um agile Projektmanagement-Methoden. Dabei bilden Punkte des Wasserfall-Modells Meilensteine, die sozusagen als Nordstern dienen. Detailpunkte werden agil in Produkt-Backlogs, Zwei-Wochen Sprints mit Überprüfung der Ergebnisse usw. umgesetzt. Unternehmen sollten sich von dem Ansatz ‚Das haben wir schon immer so gemacht‘ verabschieden und moderne Methoden bei der Projektumsetzung zulassen.
Zusammenbau des neuen ERP-Systems
Mit Low-Code-Technologie wird das ERP-System speziell für das jeweilige Unternehmen ‚zusammengebaut‘ beziehungsweise konfiguriert. Dazu greifen die Projektbeteiligten zunächst auf ein Basis-Set an fertig konfigurierten Prozessbausteinen zurück. In diesen spiegelt sich die ERP-Erfahrung des Systemanbieters wider. Die Bausteine können mehrere Schritte beinhalten, wie den Druck eines DHL-Labels als Prozess oder ganze Module, wie den Rechnungsdruck. Die Summe der fertigen Prozesse in unterschiedlichen Detailgraden ist als Base-Template oder Prozess-Baukasten zu verstehen. Im Projekt erfolgt dann die Anbindung an bereits vorhandene Systeme und Anwendungen. Grundsätzlich können Unternehmen viele dieser Tools auch ablösen, wenn sie die Prozesse über den Low-Code-Ansatz ins neue ERP-System integrieren. Wichtig ist an dieser Stelle auch die Datenmigration aus Alt-Systemen. Denn jetzt besteht für Unternehmen die Chance, ihre Daten im Rahmen der Migration zu bereinigen und Altlasten loszuwerden. Dieser Prozess ist hinsichtlich seiner Bedeutung und seines Zeitaufwands nicht zu unterschätzen.
