Bei der Fertigung und Bearbeitung von Metallwerkstücken wie Zahnrädern, Getrieben oder Nocken- und Kurbelwellen kommt es auf Präzision im Mikrometerbereich an. Unverzichtbar sind dabei saubere und gekühlte Kühlschmierstoffe, auf deren Aufbereitung Hoffmann Maschinen- und Apparatebau aus dem niedersächsischen Lengede spezialisiert ist. Die individuell gefertigten Filter- und Kühlsysteme des familiengeführten Mittelständlers werden kontinuierlich weiterentwickelt, um neue Marktsegmente zu erschließen und zu wachsen. Um die damit einhergehende organisatorische Komplexität zu reduzieren und den Anforderungen eines Sondermaschinenbauers mit damals bereits 220 Mitarbeitenden gerecht zu werden, entschieden die Firmenverantwortlichen im Jahr 2009, die Geschäftsabläufe mit Multiprojektmanagement-Software AMS.ERP zu standardisieren. Davon versprachen sie sich einerseits einen besseren Überblick über die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, zum anderen sollten die Fertigungsprozesse möglichst papierlos erfolgen. Nachdem diese Ziele recht bald nach der Einführung zu weiten Teilen realisiert waren, zeigte sich das Potenzial des ERP-Systems in der Folge auch in weiteren elementaren Bereichen. So dient es heute nicht nur als Datendrehscheibe für die mobilen Service-Einsätze sowie für die vorbeugende Instandhaltung, sondern war auch eine der zentralen Komponenten bei der Etablierung einer Fließlinienfertigung, die zu erheblichen Zeiteinsparungen führt.
ERP-Software statt Tabellen
„Zweifellos zählt der Transparenzgewinn in der Auftragssteuerung zu den wichtigsten Mehrwerten, die wir mit unserer unternehmensweit eingesetzten ERP-Lösung von Beginn an erschlossen haben“, sagt die ERP-Projektleiterin Elke Latton. Waren die dringend erforderlichen Informationen zuvor immer nur partiell abrufbar, weil sie in voneinander getrennten, individuell programmierten Excel-Tabellen oder sonstigen Insellösungen lagen, führt ams.erp die technischen und kaufmännischen Informationen sämtlicher Projekte zusammen. Dadurch entsteht eine einzige prozessübergreifende Datenbasis, die sich in Echtzeit auswerten lässt und die dafür sorgt, die Liefertermine und die Profitabilität der Projekte zu sichern sowie die geschäftliche Entwicklung des Unternehmens insgesamt zu steuern. „Seit der Inbetriebnahme der ERP-Software haben wir uns einen Wissenspool erarbeitet, der es uns ermöglicht, unsere Abläufe und Marktangebote kontinuierlich zu verbessern“, so Elke Latton. Sie ergänzt, dass man ursprünglich nur nach einer passenden Software für das Customer Relationship Management gesucht habe. Als im Zuge der Recherche jedoch klar geworden sei, dass ein komplett integriertes System einen viel umfassenderen Nutzengrad biete, da es ohnehin alle relevanten Informationen zu Kunden und Interessenten bereitstellt, wurde das Kapitel eines separaten CRM-Programms geschlossen.
Integriertes Gesamtsystem
Ausschlaggebend für die Kaufentscheidung war der Zuschnitt von AMS.ERP auf die Einzel-, Auftrags und Variantenfertigung. Insbesondere die Möglichkeiten der fertigungsbegleitenden Konstruktion mit der Funktionalität der wachsenden Stückliste streicht die ERP-Expertin heraus. Diese ermöglicht es, die Bestell- und Fertigungsprozesse zu starten, lange bevor die endgültige Ausprägung des jeweiligen Produkts oder Bauteils vollständig feststeht. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da ams.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung. Bei Hoffmann kommen die Vorzüge der wachsenden Stückliste insbesondere im Schaltschrankbau zum Tragen, wo späte Kundenänderungen an der Tagesordnung sind.
Field Service digital abgebildet
Welche Ausbaumöglichkeiten dem durchgängigen ERP-System auch außerhalb seines angestammten Kernbereichs der Losgröße 1+ innewohnen, zeigt sich u.a. im Servicemanagement, das zu den wichtigsten Wachstumsfeldern der Niedersachsen gehört. Bereits seit langem plante und steuerte Hoffmann sämtliche Kundendienstaufträge mit dem Wartungs- und Instandhaltungsmodul im ERP-System, das Personaleinsatzplanung, Ersatzteilbeschaffung und Dokumentation der Service-Einsätze und ihrer Abrechnung unterstützt. Um die Außendienst-, Service- und Montageeinsätze der Mitarbeitenden effizienter planen und aufeinander abstimmen zu können, kommt seit 2023 das neue Field-Service-Management-Modul AMS.WorkforcePlanning zum Einsatz.
Dashboards für die Planung
Erhebliche Effizienzgewinne hat der Maschinenbauer auch in den Bereichen Fertigung und Montage erzielt. In Kooperation mit der TU Braunschweig wurde bereits vor einigen Jahren ein Konzept entwickelt und umgesetzt, das die zuvor überwiegend handwerklich geprägte Kälteanlagenproduktion nach dem Prinzip einer Fließfertigung organisiert. Dabei ging es darum, die Herstellung von Produkten bzw. Baugruppen in wiederkehrende, aufeinanderfolgende und aufeinander abgestimmte Arbeitsschritte zu gliedern. Dies war bei Hoffmann möglich, da die auf den Filteranlagen installierten Kühler, die die Schmierstoffe auf die richtige Betriebstemperatur herunterbringen, hinsichtlich ihrer Maße und Leistungsdaten zwar stets kundenspezifisch ausgelegt sind. Dennoch besitzen die allermeisten von ihnen einen Anteil an Standardkomponenten von knapp zwei Dritteln. Vor diesem Hintergrund werden die jeweiligen individuellen Baugruppen an Einzelarbeitsplätzen vorgefertigt, während die weitgehend standardisierten Baugruppen die optimierte Taktung der Fließlinie durchlaufen. „Im Zuge dieser Umstellung haben wir unsere Produktionsplanung in ams.erp angepasst. Zudem nutzten wir den Entwicklungsschritt, um fortan durchgängig mit den Dashboards des ERP-Systems zu arbeiten“, sagt Elke Latton. Diese Dashboards ersetzten die jeweils einzeln aufbereiteten Excel-Listen, auf die sich die Fertigungssteuerung zuvor gestützt hatte. Transparenzgewinne ergeben sich zunächst einmal für die Abteilungsleitenden, die täglich die Terminschiene der laufenden Aufträge gemeinsam durchsprechen. Über die Dashboards erhalten sie eine Entscheidungsvorlage, die alle zentralen Projektgrößen übersichtlich darstellt. Besteht Handlungsbedarf, können die Anwender unmittelbar aus den Dashboards heraus in die betreffenden Lösungsbereiche von ams.erp wechseln.
Dashboards statt Papierkram
Im Fertigungsprozess kommen die Dashboards heute ebenfalls flächendeckend zum Einsatz. Wie vielerorts in der Einzelfertigung üblich, wurden Fertigungspapiere, Arbeitsgangkarten und Zeichnungen früher ausgedruckt und an den einzelnen Arbeitsstationen hinterlegt. Die Effekte der digitalen Informationsbereitstellung werden besonders gut sichtbar an den fünf aufeinanderfolgenden Arbeitsstationen innerhalb der Fließlinie. Dort sind die Werker inzwischen von administrativen Arbeiten befreit, was das Handling der Fertigungsunterlagen und die Erfassung der Arbeitsgänge und Materialentnahmen betrifft. Der Prozess beginnt damit, dass sich an jedem Kühlergehäuse, das die Fließlinie durchläuft, ein RFID-Code befindet, der von einem Mitarbeitenden per Handscanner eingelesen wird. Daraufhin startet das ERP-System den Produktionsauftrag und gibt die zugehörigen Stücklisten-, Zeichnungs- und Arbeitsganginformationen auf den Monitoren aus, an denen sich die Werker zuvor per RFID-Code identifiziert haben und danach ihre aktuellen Aufträge stempeln. Zugleich tritt ein prozessbezogenes Pick-by-light-System in Aktion, das den Fertigungsfluss Schritt für Schritt begleitet.
Prozesse digital abgesichert
Durch das Zusammenwirken von Dashboards und Pick-by-Light werden die Werker durch den Prozess geführt. In den Materialregalen der Arbeitsstationen zeigen Leuchtdioden nicht nur den Lagerort der aktuell zu verbauenden Materialien an, sondern auch deren exakte Stückzahl. Die Entnahme wird per Tastendruck am Materialkasten quittiert, woraufhin das Pick-by-Light-System die erfassten Daten automatisiert an das ERP-System sendet, das wiederum den zugehörigen Kostenträger in Echtzeit belastet. Gleichzeitig nutzt die ERP-Software die Buchung, um den der Materialentnahme vorangegangen Arbeitsgang fertig zu melden. Nicht zuletzt wird auf diese Weise transparent, ob bei einem Stationswechsel tatsächlich alle Arbeitsgänge vollständig abgeschlossen sind.
Der Maschinenbau fließt
Die ERP-Buchungen erfolgen systemseitig in Echtzeit. Für die Mitarbeitenden in der Fließlinie bedeutet dies, dass ihnen sofort nach der Bestätigung eines Arbeitsgangs der nächstfolgende im Dashboard angezeigt wird. Sobald eine Station abgeschlossen ist, wird der Kühler an die nächste weitergeschoben. „Die Dashboards zeigen die korrekte Reihenfolge der Arbeitsgänge an, von denen es an jedem der fünf Teilabschnitte der Fließfertigung ca. 70 gibt“, konkretisiert Elke Latton. Die Reihenfolge der Arbeitsschritte ist per Farbgebung priorisiert. Da die Arbeitsgänge über die Stücklisten mit den Lieferterminen im Auftrag verknüpft sind, ist immer eine komplette Auftragsterminierung mitsamt den untergeordneten Arbeitsgängen in den Stücklisten vorhanden.
Durchlaufzeit zwei Tage kürzer
Etwa 90 Prozent der Kühlanlagen durchlaufen mittlerweile die Fließfertigung, was durch die standardisierte Abfolge viel zeit spart. Die Projektleiterin drückt es in Zahlen aus: „Benötigten wir zuvor vier bis fünf Tage für einen Kühler, brauchen wir heute nur noch bei zwei bis drei.“ Der Gesamtdurchsatz liegt aufgrund der ausschließlich kundenspezifischen Auftragsabwicklung ohne Lagerfertigung weiterhin konstant bei ca. 550 Anlagen pro Jahr. „Infolge der höheren Geschwindigkeit fallen jedoch keine Überstunden mehr an. Zudem steigert die hinzugewonnene Transparenz die Qualität sowohl der Prozesse als auch der Produkte“, sagt Elke Latton.
Weitere Bereiche folgen
Die ERP-Verantwortliche zeigt sich mit dem Erreichten sehr zufrieden. Heute ist das Werk, in dem die Kühler und Schaltschränke gebaut werden, bei Fertigung und Kommissionierung vollständig digitalisiert. Und auch das Werk in Lengede, wo die Filteranlagen und die Ersatzteile produziert werden, ist bereits zu großen Teilen mit digitalen Arbeitsplätzen ausgestattet. „Neben der betriebswirtschaftlichen Transparenz, die wir gewonnen haben, sind das Service-Management und vor allem die Fertigung die zentralen Bereiche, in denen wir das Digitalisierungspotenzial von AMS.ERP nutzen konnten, um zusätzliche Wettbewerbsvorteile zu erschließen und unsere Marktposition weiter abzusichern“, schließt die Projektleiterin. Sie ist sich sicher, dass dieser Prozess noch lange nicht beendet ist.
