Wechsel zur vierten SAP-ERP-Generation

 Individuelle Reise nach SAP S/4Hana

Die Migration nach SAP S/4Hana ist für viele Fertigungsunternehmen ein drängendes Thema. Doch wie gelingt der Umstieg auf die vierte Produktgeneration der Walldorfer? Wege gibt es viele, aber ein softwarebasiertes Vorgehen und ein flexibles Transformationsszenario können reibungsarm zum Ziel führen.

Für die meisten SAP-Anwender führt langfristig kein Weg am Rollout von S/4Hana vorbei. Laut einer aktuellen Metastudie möchten nur vier Prozent der SAP-Kunden an ihrem bestehenden System festhalten. Die Mehrheit hat wichtige Systeme bereits migriert, ist gerade mit der Einführung beschäftigt oder plant diese zumindest. Die Frage ist daher: Welcher Weg ist der Beste? Vor dem Start eines Projekts empfiehlt sich ein Blick auf die bestehenden Systeme mittels einer End-to-End-Softwareplattform. Unternehmen erhalten so einen umfassenden Überblick zum Status quo, beispielsweise ihres Custom Codes oder vorhandener Schnittstellen zu ihrem SAP-System. Die kritische Beurteilung der tatsächlichen Systemnutzung, wie viel und was davon nach der Umstellung unbedingt gebraucht wird, hilft, die folgende Planungsphase zu beschleunigen. In der Analyse lassen sich Fragen beantworten wie: Wie viel SAP-Standard versus Eigenentwicklung wird genutzt? Wie lassen sich mehrere SAP-Systeme sinnvoll konsolidieren? Wie groß ist die zu migrierende Datenmenge, und welche Downtime ist zu erwarten?

Von der Planung zur Orchestrierung

In der folgenden Planungsphase werden der künftige Projekt-Scope eingeschätzt und verschiedene Transformationsszenarien evaluiert, inklusive ihrer jeweiligen Vor- und Nachteile sowie Risiken. Daraus resultiert die Blaupause für das Projekt, also eine datenbasierte Grundlage für die Migration. Mit einer solchen Simulation können Unternehmen eine maßgeschneiderte Roadmap erstellen, einschließlich Vorhersagen zu Zeit, Aufwand und Kosten, damit das Projekt später ohne Überraschungen abläuft. Aus der Blaupause ergibt sich auch, welcher Projektansatz am besten zur eigenen Situation passt und welches Szenario sinnvoll ist. Also ob Firmen in einem Schritt oder wellenbasiert umsteigen sollten. In letzterem Fall kann automatisierte, szenarienbasierte Software in Verbindung mit einem digitalen Monitoring zu einer schnellen Migration beitragen. Bei der Umsetzung kann die Softwareplattform für eine nahtlose Prozessintegration sorgen. Darüber hinaus bietet sie die Flexibilität, um zwischen den Migrationsphasen Umfang und Vorgehen des Projekte zu verändern. Auch umgebende Systeme der Quellarchitektur – etwa SAP-Business-Suite-Produkte wie SAP BW, HCM, SRM, CRM, APO, GTS sowie Systeme anderer Anbieter – lassen sich in das Migrationskonzept integrieren. Folgende Tipps tragen dazu bei, den Softwarewechsel möglichst reibungsarm zu vollziehen.

Dos and Don’ts

1. Eine frühe Analyse hilft, Alternativen abzuwägen und alle Beteiligten von Beginn an mit ins Boot zu holen.

2. Mit SAP S/4Hana schaffen Anwenderunternehmen die Grundlage für die weitere Digitalisierung. Die Umstellung kann daher als strategische Investition gelten, die auf den Geschäftserfolg einzahlen sollte. Idealerweise konzentrieren sich Unternehmen zunächst auf die Themen, die den meisten Nutzen bringen.

3. Da viele Unternehmen nicht über die Ressourcen oder das interne Wissen verfügen, um alleine zu migrieren, ist meistens die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erforderlich. Es ist sinnvoll, dass dieser neben Projekterfahrung spezialisierte Software mitbringt, um beim Systemwechsel anfallende Aufgaben IT-seitig zu unterstützen.

4. In Zeiten von Homeoffice und Fernarbeit kommen auch beim ERP-Systemwechsel Remote-Verfahren in Frage. Für den gewählten Dienstleister sollte die Datenmigration per Fernzugriff kein Problem darstellen.

5. Die Umstellung auf Hana ist eine gute Gelegenheit, sich von Altlasten in den IT-Systemen zu trennen – das kann hohe Kosten sparen. Wer den Datenumfang von 15 Terabyte auf die Hälfte reduziert, spart schnell Euro-Beträge in in sechsstelligen Bereich. Daher sollten Housekeeping und Archivierung der Daten vor, während und nach der Migration definiert sein.

6. Migrationssoftware kann Abläufe sowie Prüfroutinen automatisieren, um Zeit und Kosten zu sparen.

7. Der Umstieg auf S/4Hana lässt sich mit dem Umzug in die Cloud kombinieren, um finanziellen und zeitlichen Mehraufwand zu vermeiden und sich strategisch aufzustellen. Dabei sollte das technische Set-up der System- und Testlandschaft gut durchdacht werden.

8. Der strukturelle und kulturelle Wandel, den der Wechsel für das Unternehmen bringt, kann auch dazu beitragen, Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen und neu aufzustellen.

9. Wiederkehrende Testmigrationen können zu einem höheren Reifegrad des Systems beitragen. Probleme lassen sich früh erkennen und beheben. Zudem geben Testläufe Aufschluss über die Performance während der tatsächlichen Migration. Auf diese Weise lässt sich die Downtime reduzieren und der passende Zeitpunkt für den Go-live bestimmen.

Individuellen Pfad einschlagen

Damit der Umstieg auf SAP S/4Hana gelingt, kann eine softwarebasierte End-to-End-Betrachtung sinnvoll sein, um die drängendsten Aufgaben zu identifizieren – aus der individuellen Unternehmenssituation heraus. So lassen sich viele Abläufe beschleunigen und Risiken im Vorfeld reduzieren. Damit sind Unternehmen gerüstet, um sich bei Bedarf auch sehr schnell an neue Gegebenheiten anzupassen.